Коммуникации в процессе ремонта
И снова про финальные приготовления к остановочному ремонту объекта. Сегодня предлагаю немного поразмыслить о том, как должны быть организованы коммуникации в процессе ремонта и что нужно сделать на этом этапе.
На некоторых предприятиях остановочный ремонт превращается в череду постоянных совещаний по его статусу на разных уровнях. Они часто становятся дополнительной нагрузкой в условиях, когда многим специалистам приходится продолжать нормальную трудовую деятельность. В итоге остановочный ремонт превращается для них в перманентный стресс, выдержать который может не каждый.
Исключить такой стресс и одновременно эффективно выстроить процесс управления ремонтом помогут эффективные коммуникации. Дальше – про то, что я называю "эффективная коммуникация".
✅Элемент структуры – часть общей картины
Излишние коммуникации – всегда потеря времени. А те, что есть, должны быть систематизированы так, чтобы органично формировать представление обо всех параметрах ремонта, интересных менеджменту. На этапе планирования нужно понять запросы на информацию со всех уровней управления и составить удовлетворяющую их структуру.
✅Понятный всем задействованным участникам ремонта способ обмена информации.
Собственно, обмен информацией — это и есть основная цель проведения коммуникаций. Тут важно понимать, какая информация, в каком виде и на каком уровне нужна. В зависимости от этого уже спланировать очные и онлайн встречи, завести чат (если возможно/допустимо), обеспечить подходящими средствами связи.
✅Понятный набор участников.
Для каждого уровня вашей структуры коммуникации должен быть определён круг участников. Каждому должна быть определена роль, и он её должен знать/понимать. Матрица управления из поста ОР#39 вам в помощь!
✅Продуманные (простые) средства визуализации
Визуальные статусы позволяют существенно сократить время на принятие решения, а иногда и отказаться от коммуникации вообще! Например: если отчёт о дневном статусе ремонта не содержит других индикаторов, кроме зелёного, то и встречу проводить не нужно – всё идёт так, как должно! Используйте простые, интуитивно-понятные средства визуализации для каждой работы в фокусе внимания.
✅Принятые правила участия.
Для каждого вида коммуникации должны быть разработаны (формализованы): agenda (повестка/суть/содержание), финальный документ (протокол), время проведения и, самое главное, модератор, который будет обеспечивать их соблюдение.
⚠️Кроме того, должен быть проработан и доведён до всех участников ремонта алгоритм коммуникации в случае возникновения форс-мажорных ситуаций. Это поможет минимизировать потери времени, нужные для принятия решений по реагированию на реализовавшийся риск.
Коммуникации – критически важная составляющая в любом процессе управления. А эффективные коммуникации позволяют повысить эффективность управления и, в нашем случае, всего остановочного ремонта. И да, их обеспечение – это тоже задача менеджера ОР!
На некоторых предприятиях остановочный ремонт превращается в череду постоянных совещаний по его статусу на разных уровнях. Они часто становятся дополнительной нагрузкой в условиях, когда многим специалистам приходится продолжать нормальную трудовую деятельность. В итоге остановочный ремонт превращается для них в перманентный стресс, выдержать который может не каждый.
Исключить такой стресс и одновременно эффективно выстроить процесс управления ремонтом помогут эффективные коммуникации. Дальше – про то, что я называю "эффективная коммуникация".
✅Элемент структуры – часть общей картины
Излишние коммуникации – всегда потеря времени. А те, что есть, должны быть систематизированы так, чтобы органично формировать представление обо всех параметрах ремонта, интересных менеджменту. На этапе планирования нужно понять запросы на информацию со всех уровней управления и составить удовлетворяющую их структуру.
✅Понятный всем задействованным участникам ремонта способ обмена информации.
Собственно, обмен информацией — это и есть основная цель проведения коммуникаций. Тут важно понимать, какая информация, в каком виде и на каком уровне нужна. В зависимости от этого уже спланировать очные и онлайн встречи, завести чат (если возможно/допустимо), обеспечить подходящими средствами связи.
✅Понятный набор участников.
Для каждого уровня вашей структуры коммуникации должен быть определён круг участников. Каждому должна быть определена роль, и он её должен знать/понимать. Матрица управления из поста ОР#39 вам в помощь!
✅Продуманные (простые) средства визуализации
Визуальные статусы позволяют существенно сократить время на принятие решения, а иногда и отказаться от коммуникации вообще! Например: если отчёт о дневном статусе ремонта не содержит других индикаторов, кроме зелёного, то и встречу проводить не нужно – всё идёт так, как должно! Используйте простые, интуитивно-понятные средства визуализации для каждой работы в фокусе внимания.
✅Принятые правила участия.
Для каждого вида коммуникации должны быть разработаны (формализованы): agenda (повестка/суть/содержание), финальный документ (протокол), время проведения и, самое главное, модератор, который будет обеспечивать их соблюдение.
⚠️Кроме того, должен быть проработан и доведён до всех участников ремонта алгоритм коммуникации в случае возникновения форс-мажорных ситуаций. Это поможет минимизировать потери времени, нужные для принятия решений по реагированию на реализовавшийся риск.
Коммуникации – критически важная составляющая в любом процессе управления. А эффективные коммуникации позволяют повысить эффективность управления и, в нашем случае, всего остановочного ремонта. И да, их обеспечение – это тоже задача менеджера ОР!