Подготовка к остановочному ремонту — это всегда головная боль для менеджера. Сложность в том, что практически ни одна компания не выделяет отдельную команду для его подготовки: планировщиков, графиков, закупщиков. Все эти задачи традиционно делегируются специалистам, у которых уже есть текущие обязанности. А дополнительная нагрузка делает их работу ещё более хаотичной. И в дополнение к этому, все они никак менеджеру ОР не подчиняются административно. Часто, ему приходится не столько думать о проблемах подготовки к ОР, сколько решать управленческие проблемы, когда люди, кто выполняет важные задачи в его зоне ответственности, не являются его подчинёнными, а иногда и вовсе находятся выше его по должности в иерархии компании.
К счастью, в классическом проектном управлении есть решение этой проблемы — Матрица RACI (матрица ответственности). Сегодня о том, как её можно применить на этапе подготовки к остановочному ремонту.
Не буду останавливаться на том, что это за инструмент. Очень хорошо он описан тут:
Я предлагаю "зашивать" эту матрицу прямо в дорожную карту подготовки к ремонту. Этот план действий содержит множество задач, и дополнение его информацией о распределении ответственности добавит ему информативности.
Для успешного использования матрицы RACI я выделяю 5 шагов:
1) Образ результата. Для каждой задачи в дорожной карте чётко пропишите образ результата
2) Обсуждение и согласование. Обсудите и согласуйте сроки выполнения со всеми участниками проекта
3) Формализация. Дорожная карта должна стать руководством к действию, формализуйте её принятым в вашей компании образом (распоряжение, приказ, инструкция и т.п.)
4) Контроль статуса. Для контроля статуса задач введите простые и регулярные ритуалы с фиксацией промежуточных результатов.
5) Система мотивации. Настройте принятую в вашей компании систему мотивации, чтобы она учитывала результаты работы по дорожной карте.
При соблюдении всего вышеперечисленного есть неплохой шанс, что вам удастся хорошо подготовиться к остановочному ремонту!