Одной из самых распространённых проблем под конец ремонта является готовность исполнительной документации. В теории, все документы, подтверждающие факт выполнения работ, должны быть готовы к началу пусковых операций. На практике такое условие соблюдается крайне редко. Мне известны случаи, когда исполнительная документация формировалась в течение нескольких месяцев после выхода технологической установки на режим. Слышал также и о случаях, когда исполнительная документация так никогда и не была передана в полном составе заказчику.
При этом, никакой особой сложности в формировании такого рода документов нет. А есть "традиционное" снижение фокуса внимания к этому вопросу как со стороны исполнителя, так и со стороны заказчика. Всем гораздо интереснее закончить ремонтные активности и перейти к фазе пуска, после которой начнётся долгожданный выпуск продукции.
Другой причиной непредоставления исполнительной документации является откровенное невыполнение своих обязанностей принимающей стороной. Когда исполнитель приходит к заказчику после ремонта с просьбой подписать выполнение, чтобы получить оплату, при полном или частичном непредоставлении комплекта исполнительной документации. Главный аргумент, как правило, один – людям нужно выплатить зарплату, а денег нет… Заказчик "входит в положение" – работа же выполнена. Так у исполнителя пропадает мотив делать что-то ещё, а у заказчика пропадает рычаг для каких бы то ни было требований.
Ранее в постах #41 и #42 я уже описывал возможные действия, которые могут решить эту проблему. Сегодня немного углублюсь с позиции исполнительной документации.
Итак, чтобы у вас всегда исполнительная документация была готова к началу пусковых операций, я рекомендую следующий набор действий:
1️⃣ На этапе формирования объёма работ определите исчерпывающий набор исполнительной документации по каждой отдельной работе.
2️⃣ Для каждого требуемого документа сформулируйте требования по его наполнению, создайте соответствующие шаблоны.
3️⃣ На этапе формирования графика выполнения работ пропишите задачи по формированию исполнительной документации.
4️⃣ При формировании образа результата для закупки услуг отразите все свои требования по формированию исполнительной документации, приложите ранее разработанные шаблоны и графики.
5️⃣ В ходе остановочного ремонта, помимо выполнения самих работ, включите в мониторинг и формирование комплектов исполнительной документации, контролируйте их готовность.
6️⃣ Самое главное: ещё на этапе заключения договора определите ответственность исполнителя за невыполнение им ваших требований в части формирования исполнительной документации. Исполнитель должен понимать, чем он рискует.
Да, всё это означает кратное увеличение трудозатрат на этот вопрос со стороны заказчика. Но в наших условиях эта проблема может решиться только так.